Assistant administratif et gestion
H/F
– CDI –
Temps partiel/partagé

Gemploi est un groupement d’employeurs francilien spécialisé dans le recrutement et la mise à disposition de personnel à temps partiel/partagé pour répondre aux besoins d’emplois des Startups, TPE et PME.

Notre stratégie est de fédérer nos entreprises adhérentes autour d’une offre de services RH novatrice et adaptée.

Nous recrutons pour l’un de nos adhérent sur Paris, un.e Assistant.e administratif et de gestion à temps partiel 10,5 heures par semaine.

Vous serez en charge des missions suivantes :

1. Partie Administration

• la réception du courrier. En fonction de sa nature, il/elle y donne suite directement, ou les transmet au permanent concerné.
• le fonctionnement administratif de la structure en relation avec les prestataires (cabinet comptable, commissaire aux comptes, fournisseurs).
• l’archivage des documents de façon à respecter les obligations légales.
• l’élaboration du tableau préparatoire à la facturation et établit les factures suivant les procédures définies dans les statuts et le règlement intérieur.
• le suivi du recouvrement des factures (émises ou reçues) et leur imputation comptable
• l’approvisionnement en petit matériel et fournitures de bureau.
• la tenue à jour des bases de données telles que le CRM et l’Extranet
• la diffusion des formulaires d’enquêtes statistiques, maintient et corrige la base d’envois, et pointe les retours au fur et à mesure où ils arrivent. Si nécessaire, il/elle relance les répondants par email ou téléphone

2. Partie Appui aux permanent(e)s

• l’appui de la Direction et des chargé(e)s de mission pour l’accomplissement de leurs tâches.
• l’organisation logistique et matérielle (réservations de salles, de repas, d’hôtels, relance des participants) pour les manifestations internes ou externes.
• la préparation et la tenue à jour des documentset des listes de présence.
• la préparation et l’archivage des feuilles de présence et les documents légaux, et tient à jour les éléments correspondants à ces réunions sur l’Extranet

3. Partie Formation

• l’organisation logistique et matérielle (réservations de salles, de repas, d’hôtels, relance des participants) pour les formations organisées par la structure.
• la préparation et la mise en forme des devis de formation, des conventions de formation, des listes de présence, et la facturation aux participants, suivant les procédures des OPCO et dans le respect des critères Qualiopi.

Cette liste de tâche est non exhaustive.

Votre profil :

Titulaire BTS Assistance administrative ou équivalent avec minimum 3 ans d’expérience.

Vous êtes autonome, rigoureux(se) et . Vous êtes curieux(se), précis(e), organisé(e) et capable de travailler en équipe.

Vous possédez une réelle capacité d’adaptation de prioriser vos actions. 

Nombre d’heures : 10,5H par semaine

Taux horaire brut : 20€ par heure

Salaire : 36K brut en équivalent temps plein

Démarrage : Poste est à pourvoir rapidement.

Type d’emploi : Temps partiel, CDI

Lieu : Paris 14

Avantages :

• Participation au titre de transport
• Titres-restaurant

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