Assistant de direction /Office manager (H/F)


A propos de Gemploi :

Gemploi est un groupement d’employeurs francilien spécialisé dans le recrutement et la mise à disposition de personnel à temps partiel/partagé pour répondre aux besoins d’emplois des Startups, TPE et PME. Notre stratégie est de fédérer nos entreprises adhérentes autour d’une offre de services RH novatrice et adaptée.

Notre adhérent :

Notre adhérent est une agence de communication situé à Paris 4ème (accès métro Châtelet) Dans le cas d’un remplacement pour congé de maternité d’un salarié de notre adhérent, nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction en CDD temps plein d’au moins 4 mois.

Vos missions :















Comptabilité :

-Enregistrements des factures d’achats

– Contrôle de cohérence sur les factures reçues et vérification de l’exhaustivité

– Scan des factures et classement papier et électronique

– Création des factures de vente (dans le logiciel Aboweb)

– Envoi des factures de vente aux clients

– Envoi mensuel des documents comptables à H3P

– Vérification des notes de frais

Règlements :

– Suivi des règlements des clients et relances

– Préparation des paiements

– Pointage hebdomadaire des relevés bancaires

RH :

– DPAE pour les nouveaux arrivants

– Centralisation des documents constituant le dossier salarié

– Planification des rendez-vous à la médecine du travail

– Suivi des congés sur l’agenda google

– Aide administrative sur le renouvellement des cartes de presse

Office management :

– Distribution du courrier

– Répondre au téléphone

– Accueil des rendez-vous

– Achats des fournitures et des consommables (café, ampoule, produit
vaisselle…)

-Vérification que tout fonctionne bien et prise en charge des différents pb
(notices explicatives aux salariés si nécessaire)

-Organisation de la vie en collectivité dans les locaux : règles à afficher (lavevaisselle, toilettes, lumières, changement des torchons…)

-Vérification des consommables toilettes 

-Lien avec les prestataires : Ménage et corbeilles de fruits puis dans un second temps avec point clim (entretien de la clim).

-S’occuper également d’autres locaux appartenant à l’agence : visite
régulière sur place et récupération éventuelle du courrier

Votre profil

De formation BAC+2 ou 3 en gestion/comptabilité, vous avez idéalement une
expérience d’au moins 2 ans sur un poste d’assistanat de gestion.
La maitrise du Pack Office est essentielle pour ce poste.

CDD de remplacement temps plein : 4 mois minimum renouvelable

Salaire selon profil : entre 1896 et 2123 euros brut – selon profil

Démarrage : Mi août
Avantages : Tickets Restos valeur faciale de 9 euros /mutuelle/ prévoyance
Horaires : 9h – 17h du lundi au vendredi