Intégrer un salarié en temps partagé : suivez le guide !

Bien définir les missions, bien préparer son intégration…et créer du lien !

Et si vous recrutiez un Gemployé en temps partagé ?

Une PME c’est comme une grande structure…en plus petit ! Pour bien grandir elle a besoin de ressources. Simple à dire. Mais (car il y a un mais) comment faire quand on n’a pas besoin d’un temps complet, mais quand même besoin de compétences ? 

Le temps partagé est une solution sécurisée pour répondre à des situations courantes de la vie d’une PME : besoin récurrent de profils administratifs (assistanat, comptable, DAF, DRH, juriste…), besoin d’un profil pointu pour développer un projet, besoin de structurer l’organisation pour passer des caps de croissance…Mais pas simple non plus de garantir les bonnes conditions de réussite au poste, quand la personne n’est présente qu’une ou deux journées par semaine !


Définir la mission, une opportunité pour réfléchir à son organisation

Il faut d’abord bien définir la mission…ni trop, ni trop peu ! Il faut parfois recentrer l’activité qui était jusque-là dispatchée sur plusieurs autres personnes, rajouter de la polyvalence pour étendre le poste à d’autres domaines (gestion, comptabilité, RH…) ou optimiser les procédures. C’est une belle opportunité pour l’entreprise de réfléchir à son organisation et à la pertinence de ses process.

Il faut ensuite décider des jours où il sera présent dans l’entreprise. L’emploi du temps hebdomadaire doit être fixe, cela créé des repères récurrents. Le salarié sera ainsi perçu comme partie intégrante de l’équipe. Et puis, comme l’entreprise évolue, faites un suivi régulier pour réajuster le poste et le temps de travail.

Préparer son arrivée, la clé pour une bonne intégration

Il est important que le salarié ait un repère familier, un bureau (même partagé) et des espaces de rangement. Il faut donc prévoir l’espace où il va travailler, même si ce n’est qu’un jour par semaine. 

L’ordinateur et les données sont propriété de l’entreprise et doivent pouvoir être accessibles lorsque le salarié en temps partagé n’est pas présent. Il faut donc bannir les ordinateurs et les systèmes de stockage personnels et mettre en place un système sécurisé pour le traitement des données.

Annoncer son arrivée et présenter ses fonctions est une bonne façon de rassurer les équipes en place. N’oubliez pas de préciser que le salarié viendra toutes les semaines à jour fixe.

Créer du lien, une bonne façon de le légitimer

Faites des mini points toutes les semaines (quelques minutes suffisent) pour le tenir informé des avancements en son absence et créez un relai interne pour faciliter la transmission des informations. Et enfin, n’oubliez pas de l’associer aux événements internes pour favoriser son intégration dans les équipes (un pot de départ, le repas de fin d’année …) Je vous garantis qu’il appréciera ;-)).