Office Manager
H/F – CDI –
Temps partiel/partagé

Gemploi est un groupement d’employeurs francilien spécialisé dans le recrutement et la mise à disposition de personnel à temps partiel/partagé pour répondre aux besoins d’emplois des Startups, TPE et PME.

Notre stratégie est de fédérer nos entreprises adhérentes autour d’une offre de services RH novatrice et adaptée.

Nous recrutons pour notre adhérent est une société de conseil, regroupant une trentaine de professionnels basé à Paris 8eme, un(e) Assistant(e) de gestion / Office manager en CDI à raison de 3 jours/ semaine.

Vous accompagnerez notre adhérent dans les missions suivantes :

Vous secondez les associés de la société dans les missions suivantes (liste non exhaustive) :

Gestion

Gestion de la facturation

• Préparation et envoi par email des factures clients (env 15/mois)
• Suivi et affectation des encaissements
• Suivi des refacturations aux partenaires

Suivi de la trésorerie

• Préparation des virements fournisseurs sur le site de la banque
• Reporting de trésorerie
• Suivi des dépenses CB société

 Gestion des notes de frais

• Création des utilisateurs et codes projets dans le logiciel dédié
• Validation cohérence des notes soumises
• Préparation des virements correspondants
• Notes de frais de la Direction (PDG, CB Direction, Senior Advisors)

 Suivi des temps par projets (comptes-rendus d’activité)

• Validation des temps saisis, et relance auprès des utilisateurs
• Analyses ad hoc par projet

Accompagnement dans la clôture mensuelle des comptes, et reporting

• En relation avec le cabinet d’expertise comptable
• Vérification cohérence des imputations

Office Management

Gestion des commandes et des fournisseurs

• Commande de fournitures diverses (alimentaires, informatiques, bureaux, abonnements médias…)
• Relation fournisseurs

Gestion des contrats de prestations et des prestataires sur site

• Nettoyage
• Maintenance des locaux
• Accueil
• Sécurité incendie
• Sécurité électronique

Gestion des événements d’entreprise

• Séminaires
• Fêtes de fin d’année

Coordination informatique

• Suivi des besoins et planification des interventions
• Commandes des PC et fournitures informatique

Participation au process Onboarding / Offboarding des collaborateurs
Participation à l’organisation du process de recrutement des stagiaires
+ toutes les tâches d’un(e) Office Manager c’est-à-dire la gestion du quotidien de la « maison FDC »

Les missions confiées pourront évoluer en fonction de la prise en main du poste, et aussi des capacités et de l’envie du/de la titulaire.
Profil :
Titulaire d’un Bac +2 ou 3 en gestion administrative/comptabilité/assistanat, vous maîtrisez le pack office (Word, Excel, Powerpoint). Vous êtes autonome, proactif(ive) et habile avec les chiffres. Vous êtes curieux(se), précis(e), organisé(e) et force de proposition.

Votre profil :

Vous avez au moins une expérience significative de plus de 3 ans dans un poste similaire.

Vous possédez une réelle capacité d’adaptation et de polyvalence. 

Nombre d’heures : 21H par semaine (3jours semaine)

Taux horaire brut : entre 16€ et 18€ par heure

Salaire : entre 29K et 32K selon profil en équivalent temps plein.

Démarrage : Poste est à pourvoir rapidement.

Type d’emploi : Temps partiel, CDI

Lieu : Paris 8

Avantages :

Participation au titre de transport
Titre-restaurant

Ce poste vous intéresse ?

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Le Calendrier des événements Gemploi

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